Definisi Point of Sales (POS): Cara Kerja & Mengapa Penting?

Dalam era digital dan bisnis modern, teknologi berperan penting dalam mempermudah proses bisnis. Salah satu teknologi yang telah merevolusi cara bisnis dijalankan adalah Point of Sale (POS).

POS adalah sistem yang memungkinkan pengecer atau pelaku bisnis untuk melakukan transaksi dengan pelanggan, mencatat pembelian, mengelola inventaris (stok persediaan barang), dan menganalisis data penjualan.

POS merupakan sebuah sistem yang sangat penting yang dapat di implementasikan dalam berbagai bidang bisnis baik yang bersifat ritel maupun layanan. Misal seperti Toko Ritel. Hotel dan Penginapan, Restoran dan Kafe, Supermarket dan Minimarket dan lainnya.

Untuk mengetahui lebih lanjut. Artikel ini akan membahas definisi Point of Sale (POS), cara kerjanya, serta mengapa sistem ini sangat penting dalam konteks bisnis saat ini.

Apa itu Point of Sales (POS)?

Point of Sale (POS) adalah sistem yang digunakan oleh toko atau bisnis untuk menerima pembayaran dari pelanggan. Sistem ini mencakup komputer dan perangkat keras lainnya, seperti scanner barcode dan printer struk, serta perangkat lunak khusus yang membantu mencatat dan menghitung transaksi penjualan.

Dalam kata lain, POS adalah mesin kasir modern yang membantu toko menghitung berapa yang harus dibayar oleh pelanggan, mencatat produk yang dibeli, dan menghasilkan struk pembayaran. Ini membuat proses pembelian lebih cepat dan membantu pemilik toko melacak penjualan dan inventori dengan lebih mudah.

Apa itu Perangkat Keras POS?

Terdapat beberapa diantaranya:

1. Komputer Kasir: Ini adalah komputer khusus yang terhubung dengan perangkat keras POS lainnya dan menjalankan perangkat lunak POS.

2. Peralatan Input: Termasuk barcode scanner untuk memindai kode produk, keyboard untuk memasukkan data manual jika diperlukan, dan mungkin juga perangkat sentuh untuk mempermudah operasi.

3. Terminal Pembayaran: Ini mencakup perangkat kartu kredit/debit dan pembaca NFC untuk membaca pembayaran melalui kartu atau dompet digital.

Apa itu Perangkat Lunak POS?

Terdapat beberapa diantaranya:

1. Database Produk: Mengandung informasi mengenai produk yang dijual, termasuk nama, harga, dan stok tersedia.

2. Pemrosesan Transaksi: Saat pelanggan membeli produk, informasi produk dimasukkan ke dalam sistem melalui barcode scanner atau input manual. Sistem kemudian menghitung total pembelian berdasarkan harga produk.

3. Manajemen Inventori: Melacak stok produk yang tersedia dan memberi peringatan saat stok rendah untuk memudahkan pengelolaan persediaan.

4. Pemrosesan Pembayaran: Menghitung total harga pembelian, mengelola pembayaran tunai atau non-tunai (kartu kredit/debit, dompet digital), dan mengeluarkan struk pembayaran kepada pelanggan.

5. Laporan Penjualan: Membuat laporan harian, mingguan, atau bulanan tentang penjualan, stok, dan kinerja bisnis lainnya.

Bagaimana Cara Kerja Point of Sales (POS) ?

Berikut beberapa cara POS bekerja, diantaranya:

1. Pelanggan Memilih Produk: Pelanggan memilih produk yang ingin dibeli dan membawa mereka ke kasir.

2. Pemindaian Produk: Kasir memindai kode produk menggunakan barcode scanner atau memasukkan data produk secara manual ke dalam sistem POS.

3. Perhitungan Harga: Sistem menghitung total harga pembelian berdasarkan harga produk dan kuantitas yang dipilih.

4. Pembayaran: Pelanggan membayar menggunakan uang tunai, kartu kredit/debit, atau dompet digital. Kasir memasukkan jumlah pembayaran ke dalam sistem POS.

5. Pencetakan Struk: Sistem mencetak struk pembayaran yang berisi rincian pembelian, jumlah yang dibayarkan, dan kembalian jika ada.

6. Update Stok: Sistem secara otomatis mengurangi jumlah produk dari inventori untuk memastikan stok yang akurat.

Keuntungan POS termasuk efisiensi dalam mengelola penjualan, meningkatkan akurasi persediaan, memudahkan pencatatan transaksi, dan menyediakan analisis penjualan yang mendalam untuk membantu bisnis membuat keputusan yang lebih baik.

Apa Fungsi Point of Sales (POS)?

Sistem Point of Sales (POS) memiliki beberapa fungsi penting dalam operasi bisnis. Berikut penjelasan diantaranya:

Pencatatan Transaksi

Fungsi utama dari POS adalah mencatat transaksi penjualan. Ketika pelanggan membeli barang atau jasa, kasir memasukkan informasi tersebut ke dalam sistem POS. Ini mencakup produk yang dibeli, harga, jumlah, dan total pembayaran.

Perhitungan Harga

POS menghitung total harga belanjaan berdasarkan produk yang dipilih dan harganya. Dengan menggunakan informasi dari database produk, sistem menghitung jumlah uang yang harus dibayarkan oleh pelanggan.

Manajemen Inventori

POS membantu bisnis dalam mengelola stok barang. Setiap kali ada penjualan, jumlah produk yang terjual secara otomatis dikurangkan dari inventori. Ini membantu pemilik bisnis melacak stok barangnya dan memastikan bahwa mereka tahu kapan harus mengisi ulang persediaan.

Pemantauan Penjualan

Sistem POS menyimpan data tentang penjualan harian, mingguan, bulanan, dan bahkan tahunan. Ini memungkinkan pemilik bisnis untuk melihat tren penjualan, menentukan produk yang paling laku, dan membuat keputusan strategis berdasarkan data tersebut.

Pemrosesan Pembayaran

POS memungkinkan berbagai metode pembayaran, termasuk uang tunai, kartu kredit/debit, dan pembayaran digital. Sistem ini menghitung jumlah uang yang diberikan oleh pelanggan dan, jika diperlukan, menghasilkan kembalian.

Pencetakan Struk

Setelah pembayaran selesai, POS mencetak struk pembelian yang berisi rincian transaksi. Struk ini mencakup informasi tentang produk, harga, jumlah, total pembayaran, dan nomor transaksi.

Pengelolaan Pelanggan

Beberapa sistem POS juga memiliki fitur untuk mengelola informasi pelanggan. Ini mencakup penyimpanan data pelanggan, sejarah pembelian, dan preferensi produk, yang dapat membantu bisnis dalam membangun hubungan yang lebih baik dengan pelanggan mereka.

Analisis dan Pelaporan

POS dapat menghasilkan laporan penjualan yang mendalam. Ini termasuk analisis terhadap penjualan produk tertentu, margin keuntungan, dan performa penjualan toko. Informasi ini membantu pemilik bisnis dalam membuat keputusan yang lebih cerdas untuk mengembangkan bisnis mereka.

Dengan kata lain, POS adalah alat yang sangat penting bagi bisnis modern karena membantu dalam mengelola penjualan, persediaan, dan memberikan wawasan penting untuk mengembangkan strategi bisnis yang sukses.

Mengapa Point of Sales (POS) Penting?

Sistem Point of Sales memudahkan bisnis memproses dan mencatat pembelian pelanggan dengan cepat dan akurat dibanding dengan pencatatan manual biasa. Hal ini tidak efisien dan rentan terhadap menangani penjualan secara manual. Pelanggan sudah terbiasa dapat menyelesaikan pembeliannya dengan cepat, terkadang dengan opsi pembayaran nirsentuh, dan tidak mau melalui proses pembayaran manual.

Untuk bisnis, sistem Point of Sales membantu mengidentifikasi produk mana yang paling populer dan harus dipesan ulang, mungkin dalam jumlah yang lebih besar dan produk mana yang tidak terjual dengan baik dan mungkin harus dihentikan, di diskon, atau didukung dengan pemasaran tambahan.

Sistem Point of Sales juga mengurangi penipuan. Karena mereka secara otomatis melacak penjualan, sistem Point of Sales dapat mengenali dan menandai transaksi tidak sah atau diskon yang tidak disetujui.

Dan dengan menangani data sensitif secara aman, seperti nomor kartu kredit, sistem Point of Sales membantu pengecer dalam menjaga kepatuhan terhadap Standar Keamanan Data Industri Kartu Pembayaran/ Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) dan peraturan lainnya serta mengurangi risiko kebocoran informasi pelanggan.

Sistem Point of Sales secara otomatis menghitung pajak dan biaya penjualan yang relevan, integrasi dengan sistem akuntansi memudahkan pengecer untuk menghasilkan catatan yang diperlukan untuk melakukan pembayaran pajak yang tepat waktu dan akurat.

Manfaat Sistem Point of Sales (POS)

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, karena sistem Point of Sales memproses dan mencatat transaksi secara akurat dan efisien, sistem POS meningkatkan kepuasan pelanggan, menghemat waktu karyawan, mengurangi kesalah, memudahkan akuntansi pajak, dan meminimalisir penipuan.

Selain itu manfaat lain dari POS sebagai berikut:

1. Membantu Pengecer Menjadi Omnichannel: Pembeli saat ini menginginkan pengalaman yang dipersonalisasi dan memberikan tingkat konsistensi tertentu baik saat mereka berbelanja online atau di toko. Artinya, pengecer omnichannel harus menyelaraskan inventaris dan harga, tetapi juga mencatat riwayat pesanan, mendukung tiket, dan preferensi untuk menciptakan pengalaman yang meningkatkan loyalitas pelanggan.

2. Membantu Penjual Fisik Membedakan diri Mereka: Dengan kemajuan teknologi, bahkan pengecer terkecil pun dapat menggunakan sistem Point of Sales mereka untuk menambahkan “fitur tambahan” modern, seperti visibilitas real-time ke dalam inventaris dan riwayat pelanggan, yang melengkapi karyawan toko dengan informasi yang diperlukan untuk melakukan upsell/cross-sell dan membuat rekomendasi produk yang cerdas.

3. Menangkap Lebih Banyak Data dan Menggunakannya dengan Lebih Cerdas: Dengan sistem Point of Sales, pengecer dapat memperoleh wawasan tentang kinerja masing-masing toko, kebiasaan membeli pelanggan, kinerja anggota tim, SKU apa yang semakin populer dan berkurang popularitasnya, serta gangguan inventaris yang dapat mengindikasikan gangguan rantai pasokan. Mereka dapat mengawasi inventaris yang penting .

4. Dapatkan Integrasi yang Kuat: Data dari sistem Point of Sales dapat secara otomatis disinkronkan dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan/ Enterprise Resource Planning (ERP), untuk melacak stok barang, harga dan kinerja toko, serta dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) untuk melacak preferensi pembeli, nilai seumur hidup, dan banyak lagi. Hal ini memaksimalkan investasi dalam sistem bisnis.

Kapan Bisnis Membutuhkan Sistem Point of Sales (POS)?

Setiap bisnis yang perlu memproses transaksi pelanggan dengan cepat, akurat, aman dan efisien akan mendapat keuntungan dari sistem Point of Sales.

Jika pengecer menerima pembayaran kartu kredit, standar PCI DSS memerlukan perangkat lunak POS untuk mengubah data pemegang kartu menjadi permintaan pembayaran yang aman.

Seperti yang telah dibahas, karena sistem POS memproses dan mencatat transaksi secara akurat dan efisien, sistem Point of Sales meningkatkan kepuasan pelanggan, menghemat waktu karyawan, mengurangi kesalahan, kemudahan akuntansi pajak, dan meminimalisir penipuan.

Mengingat banyaknya kegunaan dari Point of Sales, mungkin sebagian dari kita berpikir ingin memulainya. Namun tidak mengerti bagaimana caranya? Jangan khawatir, Erista dapat membantu Anda. Klik saja di sini, dengan senang hati kami akan merespon.